Gestão de Cartões Corporativos

O uso de cartões corporativos é muito comum no dia a dia das empresas. Sejam eles individuais ou designados por times, por exemplo, as despesas realizadas com cartão corporativo também precisam constar no relatório de despesa.

Para facilitar esse procedimento e permitir que os relatórios fiquem cada vez mais completos, recomendamos o uso da funcionalidade Cartões Corporativos.

Com esse tipo de classificação de despesas, é possível:

• Adicionar os cartões corporativos da empresa de forma pública ou privada;
• Vincular despesas aos cartões cadastrados;
• Vincular os cartões a usuários;

Como configurar os cartões no Espresso 

A primeira coisa a se fazer, é ativar a funcionalidade Cartão Corporativo - não reembolsável no menu Funcionalidades, que fica disposto na lista de configurações no canto esquerdo da plataforma. Uma vez ativado, abrirá uma nova aba "Cartões Corporativos" dentro do menu de classificação de despesas (ao lado de projetos, categorias, etc). Veja exemplo abaixo:

Depois de ativar a funcionalidade de cartões corporativos, para adicionar um novo cartão basta acessar a classificação de Cartão Corporativo e clicar no ícone roxo, com a imagem de um cartão, que fica no canto inferior direito da tela, confira:

Cartão Público: todos os usuários terão permissão para lançar despesas nesse cartão.

Cartão Restrito: apenas os usuários que você escolher terão permissão para lançar despesas nesse cartão.

Caso você opte por registrar um cartão público, o próximo passo é dar um nome, atribuir o número do cartão e a data de fechamento da fatura. Informar o fechamento da fatura é importante porque permitirá que as despesas fiquem separadas por ciclos do cartão, sendo possível visualizar em qual delas determinada despesa será registrada.

No caso do cartão restrito, é necessário vincular os usuários ao cartão antes de prosseguir para o nome e número. Uma vez selecionados os usuários, o procedimento é o mesmo do cartão público.

Ao clicar no cartão você verá os usuários e despesas vinculados a ele. 

Ao clicar em filtrar visualizações você pode escolher a forma de sua preferência para exibição desses dados - como por exemplo selecionar um período de tempo específico.

Você poderá editar o nome, número e privacidade do seu cartão sempre que quiser - basta clicar no ícone do lápis no canto superior direito. No caso de cartões restritos, é possível vincular e desvincular usuários sempre que for necessário.

No mesmo ícone da edição é possível desativar o cartão. O cartão desativado não é excluído, apenas não estará disponível para lançamento de novas despesas. O sistema preserva todas as despesas que foram lançadas nele anteriormente.

Como vincular despesas aos cartões?

Vincular uma despesa ao cartão é bem simples. Vá ao menu "Minhas despesas" e clique para adicionar nova despesa no botão inferior direito. O lançamento do gasto deve ser feito normalmente, inserindo o valor, acrescentando a descrição, data, subcategoria e tags, conforme as regras da empresa. 

Ao final é disponibilizado o campo CARTÃO CORPORATIVO (NÃO REEMBOLSÁVEL), que deve ser marcado. Surgirá na tela um campo para selecionar o cartão à qual a despesa está vinculada.

Após escolher o cartão, clique em salvar.

Recomendamos que, para uma gestão mais eficiente, o cartão utilizado seja selecionado no momento do lançamento da despesa. No entanto, caso o usuário não tenha realizado tal vínculo, o administrador da conta possui autorização para editar a despesa e vincular o cartão na despesa mesmo com o relatório no status "Em aprovação".

Importante: não é possível vincular o cartão à despesa após a aprovação do relatório.

Esperamos que esse artigo possa te ajudar a compreender mais sobre o funcionamento da plataforma Espresso! Caso tenha dúvidas ou feedbacks nos envie em suporte@espressoapp.com.br