Guia sobre anexo de comprovantes no Espresso

Os comprovantes desempenham um papel essencial no registro e validação de despesas, garantindo a transparência e organização dos processos financeiros. Pensando nisso, o Espresso oferece suporte a diversos formatos de arquivos, tanto para o aplicativo quanto para a plataforma web. Este artigo detalha todas as opções disponíveis e fornece um passo a passo completo para facilitar o uso da ferramenta.

Quais formatos de arquivos para anexo o Espresso aceita?

Você pode anexar até 4 arquivos em uma mesma despesa, misturando imagens e PDFs conforme necessário. Sendo que o Espresso permite a utilização dos seguintes formatos de arquivos como comprovantes:

• Imagens: Os formatos compatíveis: .jpeg, .jpg, e .png. com a possibilidade de capturar fotos diretamente pela câmera ou selecionar imagens salvas na galeria do dispositivo.
• PDF: Recomendado para documentos de múltiplas páginas, como notas fiscais, comprovantes de pedágio e recibos de hospedagem.

Como adicionar comprovantes no Aplicativo do Espresso?

Dentro do Aplicativo Espresso você possui 4 caminhos para anexar arquivos no sistema, sendo a partir de uma nova foto, selecionando uma imagem da sua galeria ou selecionando um arquivo .pdf do seu aparelho e a partir do QR Code do comprovante de pagamento.

Para adicionar mais de um arquivo à despesa, basta repetir o procedimento de anexar arquivo.

• Nova Foto: Acesse o fluxo de lançamento de despesas e na etapa de anexar comprovantes, selecione a opção para capturar uma foto usando a câmera do dispositivo.

• Importar da Galeria: Acesse o fluxo de lançamento de despesas e na etapa de anexar comprovantes, escolha a opção para selecionar arquivos da galeria.

• Anexar PDF: Durante o lançamento da despesa, selecione a opção "Anexar PDF" na etapa de comprovação e navegue na pasta de arquivos do seu dispositivo para escolha do documento correspondente.

•  QR Code: Caso você utilize comprovantes eletrônicos com QR Codes, o Espresso também possibilita a leitura desses códigos para facilitar o registro de despesas fiscais. Para mais detalhes, veja nosso artigo exclusivo sobre como escanear QR Codes.

Como adicionar comprovantes no acesso Web?

Dentro do acesso Web no Espresso, você poderá anexar arquivos de imagem ou PDF's do seu computador como comprovantes de despesas. 

Para isso, dê inicio no  registro de uma nova despesa, e para comprovar a despesa escolha a opção "Clique para adicionar o(s) comprovante(s)". O seu computador irá abrir as pastas internas mostrando os arquivos disponíveis, selecione e adicione a opção desejada. Seguindo o demonstrativo abaixo:

Finalize o registro da despesa, garantindo que todas as informações estejam corretas.

Como os comprovantes aparecem para os aprovadores?

Os comprovantes são exibidos individualmente, permitindo que o aprovador visualize cada um em tela cheia ao clicar e para os PDFs, uma miniatura da primeira página do documento será gerada automaticamente pelo sistema.

Como os comprovantes ficam organizados na exportação?

Caso escolha a opção de Exportação em .pdf, sistema gerará automaticamente um relatório em onde ada despesa será listada, com os comprovantes agrupados por numeração ao fim do arquivo. Ao gerar o PDF, o comprovante de cada despesa será anexado ou vinculado ao número de referência da despesa correspondente, conforme exemplo abaixo:

Dicas para o sucesso da comprovação de despesas dentro do Espresso

• Verifique se os arquivos estão legíveis antes de anexá-los, evitando problemas na aprovação.
• Sempre categorize suas despesas corretamente para agilizar a organização e a auditoria.
• Utilize o recurso de exportação de despesas para gerar relatórios detalhados, com todos os comprovantes devidamente agrupados.

Esperamos que esse artigo possa te ajudar a compreender mais sobre o funcionamento da plataforma Espresso! 

Caso tenha dúvidas ou feedbacks nos envie em suporte@espressoapp.com.br