Funcionalidade - Fechamento de Relatórios em Múltiplas Moedas

A funcionalidade Fechamento de Relatórios em Múltiplas Moedas foi desenvolvida para atender empresas cujos funcionários utilizam outras moedas sem a necessidade de conversão. Além da conversão das despesas do relatório, que pode ou não ser feita, com essa função ativada os colaboradores podem solicitar adiantamentos em outras moedas.

Atenção: se seus colaboradores não solicitam adiantamentos em outras moedas além do Real, e sempre converterão seus gastos para a moeda oficial brasileira, orientamos não ativar essa funcionalidade.

A ativação da funcionalidade de Fechamento de Relatórios em Múltiplas Moedas deve ser solicitada através do canal de suporte do Espresso (suporte@espressoapp.com.br). Para clientes Espresso, essa funcionalidade não gera custos adicionais.

Saiba mais sobre o que muda na plataforma com a ativação dessa configuração:

• Adiantamentos
• Layout dos relatórios
• Arquivos para exportação 
• Políticas de despesas
• Saldo – Perfil do usuário
• Dashboard

Adiantamentos

O administrador da conta pode adicionar adiantamentos, para os colaboradores e para si próprio, em outras moedas, e o adiantamento sempre será vinculado com as despesas feitas na mesma moeda. 

Portanto, se o colaborador possui um adiantamento em dólar, esse só será abatido quando ele registrar seu relatório com despesas em dólar.

Layout dos relatórios

No relatório, as despesas serão apresentadas no formato de listas por tipos de moedas. Se seu colaborador fez a prestação de contas com despesas em dólar e em real, por exemplo, o relatório será dividido nessas duas listas.

Em cada aba poderá ser visualizado, além das despesas naquela moeda específica, o resultado da prestação de contas (valor total reembolsável, total adiantado, total não reembolsável, total de despesas faturadas e resultado).

Também é possível que o aprovador edite as despesas, mude o valor a ser pago, cotação e conversão sempre que quiser, de acordo com a política de aprovações da empresa. Todas essas edições são mantidas no histórico do relatório, ao final da página.

Arquivos para exportação

Ao utilizar a Exportação de Despesas para criar seus relatórios personalizados, caso esses tenham despesas com diferentes moedas, elas serão listadas separadamente no documento.

Nos casos de exportação de arquivo em PDF, a lista de despesas seguirá a ordem por quantidade de registros por moeda. Sendo assim, a moeda que tiver a maior quantidade de despesas aparecerá primeiro. Já na exportação de arquivo no formato Excel, as despesas serão apresentadas por ordem de registro.

Políticas de despesas

O cadastro das políticas de despesas continua o mesmo, com a diferença de que o administrador poderá adicionar regras considerando valores em outras moedas. Dessa forma, quando o colaborador submeter suas despesas elas estarão vinculadas a regras diferentes a depender da moeda utilizada.

Assim sendo, com a funcionalidade de Fechamento de Relatórios em Múltiplas Moedas será possível adicionar mais de uma regra para a mesma categoria e/ou subcategoria. Por exemplo: 

Regra A: (Categoria) Alimentação + (Subcategoria) Almoço + (Moeda) Real

Regra B: (Categoria) Alimentação + (Subcategoria) Almoço + (Moeda) Dólar 

Dashboard

As análises de gastos em diferentes moedas deverão ser feitas separadamente no Dashboard. Para isso, basta selecionar a moeda desejada em Filtrar Visualização.

Saldo – Perfil do usuário

Dado que os adiantamentos sempre serão abatidos apenas das despesas registradas com a mesma moeda do valor adiantado, no saldo do usuário a visualização também será separada por moeda. 

Lembrando que para visualizar o saldo do usuário é necessário ativar essa configuração no menu Funcionalidades. Saiba mais.

Acesse: Como registrar despesas e solicitar adiantamento em outras moedas?

Esperamos que esse artigo possa te ajudar a compreender mais sobre o funcionamento da plataforma Espresso! Caso tenha dúvidas ou feedbacks nos envie em suporte@espressoapp.com.br