Como configurar o fluxo de aprovação por times?

Os aprovadores de relatórios e solicitações de adiantamentos podem ser diferentes a depender do contexto dos usuários. Algumas empresas possuem fluxos de aprovações diferentes para projetos, departamentos, centros de custos, entre outros e por conta disso utilizar apenas o fluxo de aprovação padrão pode não ser suficiente. Pensando nisso o Espresso desenvolveu a funcionalidade de Aprovação de Relatórios por Time.

Para facilitar o entendimento, trataremos aqui de uma indústria fictícia chamada Grão Certo que, neste caso, separa seus colaboradores em departamentos e cada setor possui seus aprovadores específicos. 

A indústria Grão Certo possui um processo de reembolsos super organizado onde a aprovação dos relatórios de despesas é levada muito à sério! Sempre que um colaborador encaminha um relatório ele precisa ser aprovado, primeiro, pela pessoa definida como responsável pelos gastos do time e, só depois pela pessoa do financeiro. 

A Grão Certo possui 4 equipes, das quais são responsáveis: 

Diretoria (responsável: Carlos ou Maria)

Vendas - Café Moído (responsável: Sandra)

Vendas - Cápsulas (responsável: Carlos)

Vendas - Sacos de Grãos (responsável: João)

Após a verificação e aprovação do responsável, os relatórios devem ser encaminhados para a aprovação final da Maria, do setor financeiro. Ela é quem faz uma análise final das despesas, confere se está tudo certinho e encaminha para o pagamento que é feito pela Ana, também da área financeira.

Agora, vamos parametrizar o Espresso para que todas essas especificidades da Grão Certo sejam atendidas?

Parametrização

A primeira coisa a se fazer é ativar a funcionalidade de Aprovação Multiníveis. Vá até o menu Funcionalidades e acione a opção desejada. Depois, acesse o menu Times e Aprovação e clique no símbolo + para criação de um novo time. Dê um nome ao time e salve. Depois, acesse o time criado e adicione os usuários pertencentes à ele clicando no botão Associar Usuários.

Para configurar a aprovação, clique em Personalizar aprovação Multiníveis. Neste momento o Espresso abrirá uma janela com algumas instruções, feita a leitura clique em Entendi, vamos lá. 

Os times da indústria Grão Certo possuem 2 níveis de aprovação, ou seja, o processo exige que os relatórios sejam aprovados por duas pessoas diferentes antes de o colaborador ser reembolsado, com exceção do time Diretoria. No time Diretoria, será necessário apenas 1 nível de aprovação pois ela pode ser feita pelo Carlos ou pela Maria, então os dois estão no mesmo nível. Então, vamos simular a criação dos times Vendas - Café Moído e Diretoria: 

Time Vendas

Neste caso, selecionamos a opção de 2 níveis de aprovação pois, os relatórios precisam passar pelo responsável da área e só depois pela Maria. Então, adicionamos a Sandra no primeiro nível e a Maria no segundo, como mostra a imagem abaixo. Depois clicamos em salvar e o time ficou personalizado (este mesmo processo foi feito para os outros times que possuem 2 níveis de aprovação).

Time Diretoria

Para este time, selecionamos a opção de apenas 1 nível e adicionamos nele os usuários Carlos e Maria, como mostra a imagem abaixo, assim qualquer um dos dois pode fazer a aprovação dos relatórios enviados. Feito isso, clicamos em salvar e o time foi personalizado.

Após passar pela aprovação definida acima, os relatórios serão todos concluídos pela Ana pois ela é a responsável pela terceira etapa do processo de reembolso, a conclusão. Lembrando que a etapa de conclusão é definida, exclusivamente, pelo Workflow de Aprovação padrão da plataforma.

Além disso, é importante ressaltar que no Workflow de aprovação por times você pode criar até 4 níveis de aprovação, com até 4 pessoas por nível.

Clique aqui para saber mais sobre o Workflow de Aprovação padrão.

Clique aqui para saber mais sobre como alterar o fluxo de aprovação de um relatório. 

Esperamos que esse artigo possa te ajudar a compreender mais sobre o funcionamento da plataforma Espresso! Caso tenha dúvidas ou feedbacks nos envie em suporte@espressoapp.com.br