Guia de parametrização da conta Espresso

Confira nesse artigo o passo a passo de como parametrizar a conta da sua empresa no Espresso!

Para otimizar as configurações da sua conta, o Espresso possui uma seção apenas com os menus que têm como principal objetivo manter sua conta parametrizada, de acordo com as necessidades da sua empresa.

Na seção de "CONFIGURAÇÕES" temos os seguintes menus:

• Funcionalidades
• Usuários e permissões
• Políticas de despesas
• Times e aprovação
• Classificação de despesas

Todos esses menus estão localizados no canto esquerdo da tela: 

Funcionalidades

No menu Funcionalidades, você pode conferir a informação do plano da conta da sua empresa e é onde você conta com a possibilidade de ativar ou desativar funcionalidades para que a plataforma atenda melhor às necessidades do seu negócio. 

Nas funcionalidades, você verá as seguintes opções:

Barista IA - Trata-se da nossa inteligência artificial que se ramifica em uma série de funcionalidades que tem como principal objetivo otimizar o seu tempo e manter o garantir a segurança no processo de registro e prestação de contas da sua empresa. As funcionalidades da nossa IA se subdividem em:

• Antifraude - gera alertas sobre despesas possivelmente duplicadas e inconsistências entre comprovantes e dados das despesas. 
• Palavra proibitiva para bebida alcoólica - identifica palavras proibidas relacionadas à bebidas alcoólicas em seu comprovante.
• Palavra proibitiva para tabaco e derivados - identifica palavras proibidas relacionadas a tabaco e seus derivados em seu comprovante.
• Aprovação automática de relatórios - relatórios que não possuem inconsistências (apontadas pelo antifraude) ou pendências (como reembolso, por exemplo) são aprovados automaticamente, não havendo necessidade de passar pelo fluxo de aprovação configurado.
• Geração de Comprovantes - comprovantes são gerados automaticamente pela nossa IA para viagens de Uber/99, a partir da utilização do cartão Espresso para pagamento.

Quilometragem - A funcionalidade de quilometragem diz respeito à uma categoria de gastos onde os usuários poderão registrar suas despesas de acordo com a ativação ou não das opções a seguir:

• Valor por km rodado - para que a categoria "Quilometragem" realmente seja utilizada, é necessário que esta configuração esteja ativa, afinal de contas é através dela que você irá informar qual é o valor pago por km rodado aos seus colaboradores.
• Inserção manual de km - a partir do momento que essa funcionalidade está ativa, os usuários poderão registrar as suas despesas de quilometragem, incluindo quantos quilômetros foram realizados, de forma manual.
• Integração com Google Maps - já com essa funcionalidade ativa, os usuários poderão registrar as suas despesas de quilometragem incluindo o endereço de origem e destino, e o cálculo de quilômetros realizados no trajeto será feito pelo Google Maps, proporcionando maior precisão ao resultado obtido.
• Rastreio de trajeto via GPS - com essa funcionalidade ativa, os usuários contam com a possibilidade de ter o trajeto realizado registrado em tempo real via GPS, proporcionando também uma maior precisão ao resultado obtido.

Adiantamento

• Adiantamento - para que a funcionalidade de "Adiantamentos" possa ser utilizada, é necessário que essa configuração esteja ativa. Para entender melhor sobre o que são adiantamentos, clique aqui 
• Fluxo de aprovação de adiantamentos - com essa configuração ativa, você pode criar fluxos de aprovação para os adiantamentos solicitados. 
• Limite por prestação de contas - ativando essa configuração, você poderá impedir a solicitação de novos adiantamentos antes da conclusão da prestação de contas de adiantamentos anteriores.
• Devolução automática - ao ativar essa funcionalidade, você permite que saldos remanescentes de adiantamentos tenham devoluções solicitadas aos usuários automaticamente no momento da aprovação dos relatórios vinculados à ele.
• Conclusão automática de devolução - ao ativar esta funcionalidade, você terá todas as solicitações de devolução de saldo remanescentes de adiantamentos concluídas automaticamente. A funcionalidade permite manter o controle das solicitações de devoluções realizadas, sem a necessidade de notificação ou comprovação do usuário.

Aprovação

• Aprovação Multiníveis - ativando essa configuração, será possível configurar a aprovação de relatórios em mais níveis. 
• Alçada de aprovação - com essa configuração ativa, os relatórios que quebrarem alguma regra estabelecida pela empresa ou forem maiores que um valor pré definido, terão um fluxo de aprovação diferenciado. 

Cartão corporativo

• Cartão Corporativo (não reembolsáveis) - essa funcionalidade é para clientes que utilizam Cartões Corporativos. Quando está ativa, permite que os usuários selecionem a opção de pagamento com o cartão, reconhecendo a despesa como não reembolsável.
• Cartão Corporativo (não reembolsáveis) como padrão - estando com a funcionalidade acima ativa, essa funcionalidade ficará disponível. Ela é ideal para empresas que utilizam o cartão corporativo como forma de pagamento padrão para grande maioria das despesas pois, quando ativa, faz com que a opção de pagamento com cartão corporativo já venha selecionada automaticamente.

Conta digital (EXCLUSIVO PARA CLIENTES QUE POSSUEM CONTA DIGITAL ESPRESSO)

• Pagamento por aproximação - para ativar o pagamento por aproximação, é necessário informar um limite para liberação do pagamento neste formato.
• Saque - para liberar a opção de saque em dinheiro aos colaboradores, é necessário ativar essa funcionalidade. Vale ressaltar que o saque possui uma taxa padrão de R$5,95 por transação.

Classificação de despesas

• Subcategoria obrigatória - ativando essa funcionalidade, se torna obrigatório o vínculo de subcategorias em todas as despesas que forem registradas.
• Despesas faturadas - com essa funcionalidade ativa, as despesas faturadas pela empresa, poderão ser registradas no relatório e não contarão como despesas reembolsáveis aos colaboradores.
• Alocação em projetos - a funcionalidade permite classificar as despesas por projetos, e cada projeto poderá ser configurado como público ou restrito, poderá ser vinculado a usuários específicos e poderá ser vinculado também à políticas específicas.

Permissões e compartilhamento

• Saldo - com essa funcionalidade ativa, informações de saldo aparecerão nas telas de usuário.
• Relatórios públicos - ativando essa funcionalidade, será possível permitir que usuários não autenticados ou pessoas que não utilizem o Espresso, acessem relatórios através do link de compartilhamento do relatório.
• Copiloto - com o modo copiloto ativo, o administrador da conta poderá acessar os perfis de outros usuários para registrar despesas e submeter relatórios. Para entender mais sobre a funcionalidade de copiloto, clique aqui.
• Conclusão automática de relatórios - ativando essa funcionalidade, os relatórios aprovados que não apresentarem nenhuma pendência ou alerta serão concluídos automaticamente.

Após passar por todo o menu de funcionalidade e configurar a conta de acordo com o que fará mais sentido para a sua empresa, o Espresso já poderá ser utilizado, mas é importante lembrar que é possível criar a personalização das classificações de despesas, configurar o workflow de aprovação e ainda cadastrar os usuários de toda a sua empresa.

Usuários e Permissões

No menu de "Usuários e permissões", você conta com a possibilidade de acessar o perfil dos usuários que já estão cadastrados na plataforma para validar informações como: saldo, últimos relatórios enviados ou adiantamentos solicitados, vínculos com times e centros de custos, podendo editar tais informações, de acordo com a necessidade.

Esse menu deve ser utilizado, também, para cadastrar os usuários da sua conta. Para realizar um novo cadastro, clique no sinal de + no canto inferior direito da tela. 

Primeiro, você deve escolher o nível de acesso do usuário que está sendo cadastrado. Veja quais as opções disponíveis:

• Colaborador: A habilidade de colaborador é fixa e não pode ser desmarcada. Isso significa que todo usuário cadastrado no Espresso poderá registrar despesas, submeter relatórios e se for o caso, solicitar adiantamento.
• Financeiro: A habilidade de financeiro deve ser concedida àquela pessoa que fará os pagamentos. Ou seja, a conclusão dos relatórios e adiantamentos, informando transferências e solicitando devolução de valores. 
• Administrador: Já a habilidade de administrador deve ser concedida a quem fará o gerenciamento da conta. Cadastrando usuários e editando fluxo e funcionalidades. O usuário inicial possui as 3 habilidades.
• Selecionadas as habilidades, clique em “Próximo”.

Após isso, você deverá inserir as informações de cadastro do usuário. Os campos nome e e-mail são obrigatórios e o e-mail é único, não podendo se repetir em 2 ou mais usuários.As informações bancárias, associações de usuário e informações adicionais são campos opcionais. 

Após o preenchimento clique em CADASTRAR para concluir o cadastro do usuário. Nesse momento, ele receberá um e-mail de boas, para cadastrar sua senha e iniciar o uso da plataforma!

Políticas de despesas

Políticas de despesas são grupos de regras aos quais os usuários são atribuídos. Essas regras servem como parâmetro para a utilização desses usuários e para a verificação de Aprovadores e Administradores.

Dentro de um Grupo de Políticas (ou apenas Política), são associados os usuários que estarão submetidos às Regras descritas nessa Política. Importante dizer que um usuário não pode estar em duas políticas ao mesmo tempo.

Para criar um novo grupo de políticas no menu de "Políticas de despesas", clique no “+” localizado no canto inferior direito e digite o nome do Grupo de Políticas. Esse nome será à referencia da política, portanto é interessante nomear esse grupo pela área em que os usuários que estão atrelados a ela trabalham ou pelo seu cargo, ou pela especificação da política, exemplo: Diária de alimentação. 

Após criado o grupo, as políticas podem ser cadastradas de acordo com as seguintes regras:

• Valor máximo: leva em consideração o valor configurado como valor máximo de lançamento para determinada categoria ou subcategoria.
• Diária: leva em consideração o valor total dos lançamentos realizados para uma mesma categoria ou subcategoria em um único dia.
• Valor por km (caso tenha a funcionalidade ativada).

Para melhor compreensão de como utilizar cada uma dessas regras, você pode conferir o nosso artigo complementar: Como criar uma Política?

Times e aprovação

No menu Times e aprovação, você poderá personalizar quem serão os responsáveis pela aprovação dos relatórios enviados por seus colaboradores. É possível colocar até 4 pessoas na etapa de aprovação, mas apenas uma aprovação é necessária para que o relatório siga para a etapa de conclusão. Lembrando que a etapa de conclusão será executada por quem tem perfil financeiro no Espresso. 

Para editar o fluxo, os usuários precisam estar previamente cadastrados (no menu “Usuários e Permissões”) e, para editar, clique no ícone de "lápis" no canto superior direito da tela:

Classificação de Despesas

No menu “Classificação de Despesas”, você poderá utilizar alguns recursos para detalhar suas despesas. 

As categorias no Espresso são fixas e você pode escolher se elas serão públicas ou restritas. Se públicas, aparecerão para todos os usuários. Se restritas, somente para os usuários selecionados (vale ressaltar que a categoria "Outros" não pode ser configurada como uma categoria restrita). Nas categorias, é possível criar subcategorias e nelas vocês pode personalizar a nomenclatura conforme desejado, não havendo limite, também, para quantidade de subcategorias cadastradas em cada categoria.

Já as tags, centros de custos e projetos são completamente personalizáveis. Você pode utilizar esses campos para cadastrar informações complementares que serão essenciais para melhor identificar as despesas registradas pelos usuários da sua empresa.

A aba de cartões corporativos fica disponível apenas após ativação dessa funcionalidade no menu de "Funcionalidades" e, com essa classificação, você conta com a possibilidade de criação dos cartões utilizados por seus usuários para vincular às despesas, facilitando assim a prestação de contas e conciliação com as faturas.

Depois de passarmos por todos os menus de configuração e, com essas informações devidamente parametrizadas, sua conta já está pronta para ser utilizada! Em caso de dúvidas, fale com nosso suporte através do contato: suporte@espressoapp.com.br