Entenda o menu de configurações "Funcionalidades"

Modificado em Qui, 1 Fev na (o) 2:37 PM

O Espresso é uma plataforma que visa otimizar o processo de prestação de contas de despesas corporativas. Por esse motivo, existem diversas funcionalidades que podem ser ativadas e configuradas de acordo com a realidade e necessidade da sua empresa. Conhecer o menu de configurações "Funcionalidades" é extremamente importante para entender um pouco mais sobre o Espresso e configurá-lo da maneira que melhor atenderá você.

O menu "Funcionalidades" está na lista de menus presente no lado esquerdo da plataforma na web e está disponível apenas para administradores. Nele, você encontrará as seguintes funcionalidades disponíveis para configuração da sua conta:

Barista IA - Trata-se da nossa inteligência artificial que se ramifica em uma série de funcionalidades que tem como principal objetivo otimizar o seu tempo e manter o garantir a segurança no processo de registro e prestação de contas da sua empresa. As funcionalidades da nossa IA se subdividem em:

Antifraude - gera alertas sobre despesas possivelmente duplicadas e inconsistências entre comprovantes e dados das despesas.
Palavra proibitiva para bebida alcoólica - identifica palavras proibidas relacionadas à bebidas alcoólicas em seu comprovante.
Palavra proibitiva para tabaco e derivados - identifica palavras proibidas relacionadas a tabaco e seus derivados em seu comprovante.
Aprovação automática de relatórios - relatórios que não possuem inconsistências (apontadas pelo antifraude) ou pendências (como reembolso, por exemplo) são aprovados automaticamente, não havendo necessidade de passar pelo fluxo de aprovação configurado.
Geração de Comprovantes - comprovantes são gerados automaticamente pela nossa IA para viagens de Uber/99, a partir da utilização do cartão Espresso para pagamento.

Quilometragem - A funcionalidade de quilometragem diz respeito à uma categoria de gastos onde os usuários poderão registrar suas despesas de acordo com a ativação ou não das opções a seguir:

Valor por km rodado - para que a categoria "Quilometragem" realmente seja utilizada, é necessário que esta configuração esteja ativa, afinal de contas é através dela que você irá informar qual é o valor pago por km rodado aos seus colaboradores.
Inserção manual de km - a partir do momento que essa funcionalidade está ativa, os usuários poderão registrar as suas despesas de quilometragem, incluindo quantos quilômetros foram realizados, de forma manual.
Integração com Google Maps - já com essa funcionalidade ativa, os usuários poderão registrar as suas despesas de quilometragem incluindo o endereço de origem e destino, e o cálculo de quilômetros realizados no trajeto será feito pelo Google Maps, proporcionando maior precisão ao resultado obtido.
Rastreio de trajeto via GPS - com essa funcionalidade ativa, os usuários contam com a possibilidade de ter o trajeto realizado registrado em tempo real via GPS, proporcionando também uma maior precisão ao resultado obtido.

Adiantamento

Adiantamento - para que a funcionalidade de "Adiantamentos" possa ser utilizada, é necessário que essa configuração esteja ativa. Para entender melhor sobre o que são adiantamentos, clique aqui
Fluxo de aprovação de adiantamentos - com essa configuração ativa, você pode criar fluxos de aprovação para os adiantamentos solicitados.
Limite por prestação de contas - ativando essa configuração, você poderá impedir a solicitação de novos adiantamentos antes da conclusão da prestação de contas de adiantamentos anteriores.
Devolução automática - ao ativar essa funcionalidade, você permite que saldos remanescentes de adiantamentos tenham devoluções solicitadas aos usuários automaticamente no momento da aprovação dos relatórios vinculados à ele.
Conclusão automática de devolução - ao ativar esta funcionalidade, você terá todas as solicitações de devolução de saldo remanescentes de adiantamentos concluídas automaticamente. A funcionalidade permite manter o controle das solicitações de devoluções realizadas, sem a necessidade de notificação ou comprovação do usuário.

Aprovação

Aprovação Multiníveis - ativando essa configuração, será possível configurar a aprovação de relatórios em mais níveis.
Alçada de aprovação - com essa configuração ativa, os relatórios que quebrarem alguma regra estabelecida pela empresa ou forem maiores que um valor pré definido, terão um fluxo de aprovação diferenciado.

Cartão corporativo

Cartão Corporativo (não reembolsáveis) - essa funcionalidade é para clientes que utilizam Cartões Corporativos. Quando está ativa, permite que os usuários selecionem a opção de pagamento com o cartão, reconhecendo a despesa como não reembolsável.
Cartão Corporativo (não reembolsáveis) como padrão - estando com a funcionalidade acima ativa, essa funcionalidade ficará disponível. Ela é ideal para empresas que utilizam o cartão corporativo como forma de pagamento padrão para grande maioria das despesas pois, quando ativa, faz com que a opção de pagamento com cartão corporativo já venha selecionada automaticamente.

Conta digital (EXCLUSIVO PARA CLIENTES QUE POSSUEM CONTA DIGITAL ESPRESSO)

Pagamento por aproximação - para ativar o pagamento por aproximação, é necessário informar um limite para liberação do pagamento neste formato.
Saque - para liberar a opção de saque em dinheiro aos colaboradores, é necessário ativar essa funcionalidade. Vale ressaltar que o saque possui uma taxa padrão de R$5,95 por transação.

Classificação de despesas

Subcategoria obrigatória - ativando essa funcionalidade, se torna obrigatório o vínculo de subcategorias em todas as despesas que forem registradas.
Despesas faturadas - com essa funcionalidade ativa, as despesas faturadas pela empresa, poderão ser registradas no relatório e não contarão como despesas reembolsáveis aos colaboradores.
Alocação em projetos - a funcionalidade permite classificar as despesas por projetos, e cada projeto poderá ser configurado como público ou restrito, poderá ser vinculado a usuários específicos e poderá ser vinculado também à políticas específicas.

Permissões e compartilhamento

Saldo - com essa funcionalidade ativa, informações de saldo aparecerão nas telas de usuário.
Relatórios públicos - ativando essa funcionalidade, será possível permitir que usuários não autenticados ou pessoas que não utilizem o Espresso, acessem relatórios através do link de compartilhamento do relatório.
Copiloto - com o modo copiloto ativo, o administrador da conta poderá acessar os perfis de outros usuários para registrar despesas e submeter relatórios. Para entender mais sobre a funcionalidade de copiloto, clique aqui.
Conclusão automática de relatórios - ativando essa funcionalidade, os relatórios aprovados que não apresentarem nenhuma pendência ou alerta serão concluídos automaticamente.

Após passar por todo o menu de funcionalidade e configurar a conta de acordo com o que fará mais sentido para a sua empresa, o Espresso já poderá ser utilizado, mas é importante lembrar que é possível criar a personalização das classificações de despesas, configurar o workflow de aprovação e ainda cadastrar os usuários de toda a sua empresa.

Acesse estes artigos para te ajudar nesses próximos passos:

Classificação de despesas;

Workflow de aprovações de relatórios e adiantamentos;

Cadastro de usuários.

Esperamos que esse artigo possa te ajudar a compreender mais sobre o funcionamento da plataforma Espresso! Caso tenha dúvidas ou feedbacks nos envie em suporte@espressoapp.com.br